Telefonservice – speziell für Einzelunternehmer und Kleinbetriebe

…für effizientere Arbeitstage, störungsfreie Kundengespräche und erholsame Urlaubstage!

Sie fühlen sich gestresst vom ständigen Klingeln Ihres Telefons oder verlieren täglich viel Zeit für Rückrufe von unbekannten Nummern, deren Anliegen eigentlich hätte warten können?
Oder, Sie können nicht jeden Anruf immer sofort selbst annehmen wissen aber wie wichtig es ist, dass der Geschäftsanschluss für Kunden und vor allem Interessenten stets erreichbar ist – möchten dafür aber nicht extra eine Sekretärin einstellen?

Unser Telefonservice bietet dafür die Lösung: Wir nehmen Ihre Anrufe entgegen, melden uns mit Ihrem Firmennamen und notieren für Sie alle wichtigen Daten und Informationen.

PREMIUM

Paketpreis
140/Tag
  • zzgl. Verbindungsentgelte und Aufschläge*, Preise exkl. USt.
  • Dauer: 8h pro Werktag
  • inkl. 30 Anrufe (Aufschlag* ab dem 31. Anruf: 3€/Anruf)
  • inkl. 15 Sofortnachrichten (Aufschlag* ab der 16. Nachricht: 1€/SMS)
  • inkl. 2 ServicePlus Dienste (siehe Info unten)
unverbindlich anfragen

BASIC

Verrechnung pro Stunde & Anruf
6/Std.
  • zzgl. Verbindungsentgelte & 3€ pro Anruf, Preise exkl. USt.
  • Verrechnung pro Stunde: 6€ (Bereitschaftsdienst)
  • Verrechnung pro Anruf: 3€/Anruf
  • kein ServicePlus Dienst inkludiert
unverbindlich anfragen

SMALL

Verrechnung pro Anruf
12/Anruf
  • zzgl. Verbindungsentgelte, Preise exkl. USt.
  • keine Kosten für Bereitschaftsdienst
  • Verrechnung pro Anruf: 12€/Anruf
  • kein ServicePlus Dienst inkludiert
unverbindlich anfragen

PREMIUM-Paket

eignet sich speziell für Unternehmer, die täglich viele telefonische Anfragen erhalten!

Dieses Paket kombiniert unser Telefonservice & Büroservice:
Ihre Anrufe werden nicht nur entgegengenommen, sondern teilweise sofort bearbeitet. Dazu zählt u.a., dass Interessenten sofort Ihre Preisliste oder sonstiges Informationsmaterial per Mail erhalten, Termine schriftlich bestätigt werden, etc. – je nach Ihrem Bedarf.

CLASSIC-Paket

eignet sich für alle die tageweise telefonisch nicht, oder nur schlecht erreichbar sind

Unser beliebtestes Telefonservice bei Unternehmern:
Ihre Anrufe werden entgegengenommen, für Sie notiert und in dringenden Fällen erhalten Sie eine Sofortnachricht. Somit können Sie Ihre Termine und Geschäftsreisen wahrnehmen – ohne ständig vom Klingeln Ihres Mobiltelefons gestört zu werden.

BASIC-Dienst

eignet sich für alle die stundenweise telefonisch nicht, oder nur schlecht erreichbar sind

Unser Telefonservice für stundenweisen Bedarf:
Sollten Sie unser Service nur stundenweise (zB während eines wichtigen Kundentermins) benötigen, jedoch schwer abschätzen können wie viele Telefonate während dieser Zeit eingehen, bieten wir mit diesem Dienst eine kostengünstige Lösung.

SMALL-Dienst

eignet sich speziell für Jungunternehmer die nur wenige Anrufe pro Tag erhalten

Unser Telefonservice für einen entspannten Urlaub:
Sollten Sie geschäftsbedingt nur wenige Anrufe erhalten und zB entspannt mit Ihrer Familie in den Urlaub fahren wollen ohne dass Ihr Kunden während dieser Zeit meist in Ihrer Mailbox landen, bieten wir Ihnen mit diesem Service eine kostengünstige Möglichkeit.

Details/Ablauf:

1. Anrufe werden entgegengenommen, Name, Firmenbezeichnung, Telefonnummer, Anliegen und Dringlichkeit werden notiert;

2. Der Anrufer erhält die Information, dass Sie gerade nicht im Büro sind, sein Anliegen notiert wurde und bis wann er mit einem Rückruf Ihrerseits rechnen kann; ServicePlus Dienste zubuchbar;

ServicePlus Dienste

wichtige Anrufe – gemäß vorheriger Absprache, informieren wir Sie über dringende Anrufe sofort per SMS/Whatsapp (=Sofortnachricht)

individuelle Auskünfte – auf Wunsch erhalten Ihre Anrufer individuelle Auskünfte/Informationen

Terminverwaltung – gerne übernehmen wir auch die telefonische Terminverwaltung mit Ihren Kunden

administrative Tätigkeiten* im Ausmaß von ca. 1 Arbeitsstunde – bei Bedarf beantworten wir während des Telefondienstes eingehende E-Mail-Anfragen, senden Ihre Preisliste, Angebote oder sonstige Informationen an Interessenten oder unterstützen Sie in sonstiger Form. Dies hat den Vorteil, dass Ihre Anrufer schnell bedient werden und Sie sich nicht mehr um die Bearbeitung der gesamten Anrufe kümmern müssen. *Dieser Service ist nur im PREMIUM-Paket buchbar.  

3. Sie erhalten am Ende des Telefondienstes eine Zusammenfassung (Telefonliste) per Mail;

 

Sofortnachrichten: dabei handelt es sich um SMS- oder WhatsApp-Nachrichten die Ihnen unverzüglich gesendet werden, wenn es sich um eine sehr dringende Angelegenheit handelt (zB: Ihr 14:00Uhr Termin teilt uns mit, dass er sich um eine Stunde verspäten wird)
Die detaillierte Absprache, wann Sie eine Sofortnachricht erhalten möchten, gehört zu den ServicePlus Diensten. 

 

Es kann nicht garantiert werden, dass jeder Anruf angenommen wird, Rückruf erfolgt jedoch innerhalb von max. 5 Minuten (betrifft ca. 1 von 30 Anrufen, wenn mehrere Anrufe gleichzeitig eingehen);

Wie funktioniert der Telefonservice?
  1. Rufumleitung wird eingerichtet
  2. OfficeServiceTirol meldet sich mit Ihrem Firmennamen – der Anrufer denkt mit Ihrer persönlichen Sekretärin zu telefonieren
  3. Am Ende des Telefondienstes erhalten Sie eine Liste mit allen Anrufen inkl. Details (Telefonliste) per Mail

Dass es sich um eine Rufumleitung handelt ist für Ihre Kunden nicht sichtbar!

Wann ist dieser Telefonservice hilfreich?
  • während Meetings oder Auslandsreisen
  • an arbeitsintensiven Tagen – Sie haben Zeit zum Geld verdienen
  • während des Urlaubs
  • bei Krankheit oder sonstigem Ausfall / familiären Notfällen
Wer nimmt die Anrufe entgegen?

Unser Team besteht aus selbstständigen Unternehmern oder karrenzierten Bürofachkräften die von berufswegen viel Erfahrung mit dem Umgang mit Kunden am Telefon haben und neben einer sympathischen Telefonstimme mit Kompetenz und eigenverantwortlichem Denken überzeugen.

Pro gebuchtem Auftrag nimmt immer dieselbe Person Ihre Anrufe entgegen – damit kann gewährleistet werden, dass Ihre Kunden auch bei zweimaligem anrufen immer denselben Ansprechpartner haben und somit nichts doppelt erklären müssen.

Außerdem sind wir bemüht, dass auch pro Auftraggeber immer dieselbe Person die Telefondienste abwickelt.

Für wen eignet sich der Telefondienst?

Für Einzelunternehmer und Kleinbetriebe, die selbst keine Sekretärin haben bzw. selbst nicht immer erreichbar sein können und keine Anrufe (potentielle Neukunden) verpassen möchten.

Für Unternehmer die beim Telefonservice Wert darauf legen, dass der Anrufer mit einer kompetenten Person spricht.

Für Selbstständige, die im Urlaub abschalten möchten und es leid sind im Urlaub ständig kontrollieren zu müssen, ob ein wichtiger Anruf verpasst wurde.

Für jeden, der selbstständig – aber nicht selbst und ständig erreichbar – sein will.

 

Der Ablauf im Überblick / wie Sie den Telefonservice buchen:

  1. Unverbindliche Kontaktaufnahme: Sie treten mit uns in Kontakt – telefonisch, per Mail oder Kontaktformular
  2. Sie erhalten eine kostenlose telefonische Erstberatung bei welcher Ihr Bedarf besprochen wird
  3. Wir beraten Sie, welche Services (Small, Basic, Classic, Premium) wir anbieten und welches für Sie am geeignetsten ist (Infos und Preise finden Sie hier)
  4. Sie sind interessiert und möchten buchen: Verfügbarkeit der gewünschten Termine wird überprüft (zu spontan gewählte Termine können leider nicht immer angeboten werden)
  5. Sie beantworten einige Fragen zu Ihrem Unternehmen und teilen uns Ihre Wünsche mit. Um einen guten Service bieten zu können, müssen wir Ihr Unternehmen kennenlernen – wissen wer Sie sind, was Sie machen und wie wir Ihre Kunden am Telefon über Ihre Abwesenheit informieren sollen.
  6. Zeitpläne werden fixiert (Ihre Wunschtermine für den Telefonservice werden eingebucht)
  7. Sie erhalten eine Buchungsbestätigung mit gebuchtem Datum, Zeitraum (zB 09:00 – 17:00 Uhr), Kosten, Rufnummer auf die Sie Ihr Telefon umleiten müssen, gewünschter Begrüßungstext inkl. Firmenname mit welchem sich unser Mitarbeiter am Telefon meldet und ggf. (falls vereinbart) welchem Anrufer er was sagt.
  8. Unmittelbar vor dem gebuchten Telefondienst, stellen Sie die Rufumleitung auf Ihrem Telefon ein (bei Bedarf mit unserer Anleitung).
  9. Während der gebuchten Zeit, nimmt unser Mitarbeiter alle Ihre Anrufe entgegen. Alle Anruf-Details (Name, Telefonnummer, Anliegen, etc.) werden genau notiert.
  10. Über dringende Anrufe werden Sie wenn gewünscht sofort per E-Mail/SMS/WhatsApp/Anruf informiert (optionale Dienstleistung).
  11. Nach Beendigung des Telefondienstes erhalten Sie die Telefonliste per Mail mit allen Details: Name des Anrufers, Firma, Telefonnummer, Anliegen, Bitte um Rückruf? – wenn ja wie dringend, eventuell vereinbarte Termine, etc.

Noch Fragen? Kontaktieren Sie uns!

Nutzen Sie die Möglichkeit Ihre Anrufe an OfficeServiceTirol weiterzuleiten und profitieren Sie von folgenden Vorteilen:

N

ungestört arbeiten

Während Sie nicht erreichbar sein können oder wollen, nehmen wir Ihre eingehenden Anrufe entgegen.

  1. Sie können sich auf Ihre Arbeit bzw. Gespräche mit Kunden konzentrieren
  2. der Anrufer wird informiert, ab wann Sie wieder erreichbar sein werden
  3. Sie erhalten anschließend alle wichtigen Details (Name, Telefonnummer, Anliegen)
N

nur dringende Anrufe durchstellen lassen

Auf Wunsch und gemäß vorheriger Absprache, werden Anrufe nach Dringlichkeit gefiltert. Sie werden nur noch von wichtigen Anrufen gestört.

  1. Sie erhalten nur dringende Anrufe weitergeleitet
  2. Sie können ungestört arbeiten oder einfach einmal abschalten
  3. Sie werden effizenter / der Erholungsfaktor im Urlaub erhöht sich
N

keine Anfragen mehr verpassen

Der Anrufer/Interessent erreicht Ihre Firma sofort telefonisch und wird informiert bis wann er zurückgerufen wird.

 

  1. Erstanrufer/Interessenten landen nicht in Ihrer Mailbox – oder noch schlimmer – beim Konkurrenten
  2. der Anrufer hat sofort einen guten Eindruck von Ihrem Unternehmen
  3. Sie können sich auf das Telefonat (den Rückruf) vorbereiten

 

N

professioneller Firmenauftritt

Der Anrufer geht davon aus, dass er mit Ihrer Sekretärin spricht.

 

Für Anrufer wirk der Firmenauftritt professionell – Ihr Unternehmen erscheint nach Außen größer

N

der Anrufer fühlt sich umsorgt

Dem Anrufer wird ihm mitgeteilt, bis wann er zirka mit einem Rückruf rechnen kann bzw. wann Sie wieder erreichbar sein werden.

 

Ihre Anrufer fühlen sich betreut – dies steigert die Kundenzufriedenheit und das Image Ihrer Firma

N

maximale Flexibilität

Sie entscheiden wann und wie oft Sie Ihre Anrufe an uns umleiten möchten.

 

Unser Telefonservice ist stunden-, tages- oder wochenweise buchbar und wird auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt

Was uns auszeichnet:

Unser höchstes Ziel ist es, dass bei jedem Anrufer der Eindruck entsteht mit Ihrer Sekretärin an Ihrem Firmensitz zu telefonieren – und nicht mit einer x-beliebigen Person in einem Call-Center.

Wir sind Profis wenn es darum geht, österreichweit ansässigen Einzelunternehmern oder Kleinbetrieben mit nur wenigen Mitarbeitern einen Telefonservice zu bieten, der keinen Callcenter-Charakter hat und speziell auf die Bedürfnisse und Größe dieser Unternehmen angepasst ist.

Unser Service ist so gut, weil wir vor jedem Telefonservice bemüht sind Ihr Unternehmen kennen zu lernen. Was machen Sie? In welchen Bereichen sind Sie tätig? Wer sind Ihre wichtigsten Kunden? Welcher Anrufer erhält welche Information?

Wir unterscheiden zwischen dringenden und weniger dringenden Anrufen. Gemäß vorheriger Absprache stellen wir uns auf jeden Anruf individuell ein (zB: Sie betreiben einen Online-Shop und der Anrufer teilt mit, dass die Seite nicht mehr aufrufbar ist = Sie erhalten sofort eine Anruf; ein wichtiger Kunde besteht darauf, von Ihnen sofort zurück gerufen zu werden = wir teilen dem Kunden mit, dass Sie außer Haus sind, wir jedoch bemüht sind Sie umgehend zu erreichen + Sie erhalten eine Nachricht mit Telefonnummer, so können Sie selbst entscheiden ob Sie sofort zurückrufen möchten.)

Ihre Anrufe werden (sofern möglich) immer von derselben Person angenommen. Dies bietet drei unschlagbare Vorteile: 1. der Anrufer hat nicht immer eine andere Person am Telefon 2. Ihre Anrufer müssen Dinge nicht zweifach erklären 3. diese Person kennt aufgrund einer umfangreichen Einschulung und nach wiederkehrender Telefondiensten Ihr Unternehmen und die individuellen Erfordernisse

Wir stellen uns auf das Anliegen des Anrufers ein! Ihr Kunde ist auch für uns König!

Transparente Preisgestaltung: bei uns gibt es keine versteckten Kosten. Sie können zwischen 4 verschiedenen Preismodellen wählen und diese auch jederzeit umstellen (keine Bindefristen, keine Vertragslaufzeit, verrechnet werden nur gebuchte Leistungen).

Telefonate 100% nachvollziehbar – Sie erhalten auf Wunsch eine Liste mit allen Verbindungsnachweisen.

kostenloses Erstgespräch / faire Preisgestaltung / speziell für Einzelunternehmer und Kleinbetriebe

Sie haben Interesse? Nehmen Sie Kontakt auf!

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Office Service Tirol
Jennifer Hollaus

Austhäuser 14
6116 Weer
Tel.: +43 664 56 56 951
E-Mail.: info@bueroservice-tirol.at
Web.: www.bueroservice-tirol.at

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